Dunia Room Division

Tujuan utama sebuah hotel atau resort adalah untuk dapat mengakomodasi seseorang atau sekelompok
orang dalam properti atau fasilitas, apakah itu milik pribadi atau waralaba. Menampung orang yang kita sebut “tamu,” perlu melalui proses tertentu untuk tinggal di hotel atau resor. Proses ketika didepartementalisasikan tergantung pada ukuran hotel / resort akan memiliki departemen seperti: Front Office, Housekeeping, Laundry, Makanan & Minuman, Outside Catering , Kitchen, Toko roti, Keuangan, Pembelian, Penerimaan, Keamanan, Engeneering, Sales & Marketing Department dan layanan hotel lain yang ditawarkan. Sudin hotel seperti, Front Office, Housekeeping dan Laundry bila dikombinasikan bersama-sama disebut Room Division. Makanan & Minuman seperti Restaurant, Ballroom, Pool Bar, Outside Catering Unit , Kitchen and Bakery semua di bawah Departemen Food & Beverage. Pembelian, Penerimaan , dan Keamanan biasanya berada di bawah Departemen Keuangan. . Atau keamanan bisa terpisah masuk Departement Human Resource Teknik seperti pertukangan, pipa, lukisan, listrik, teknisi, lansekap, berkebun dan pelapis semua akan berada di bawah Departemen Teknik / Engeneering . Seniman bekerja di bawah Sales & Marketing. Oleh karena itu lima departemen utama di hotel akan Divisi Kamar, Makanan & Minuman, Keuangan, Sales & Marketing dan Teknik. Seperti disebutkan sebelumnya, penciptaan departemen di sebuah hotel sepenuhnya tergantung pada ukuran dan layanan hotel atau resor yang ditawarkan.

Room Division

Room Division biasanya dikelola oleh RD Manager. Seperti disebutkan sebelumnya, departemen di bawah Room Division adalah front office, Housekeeping dan Laundry.
Departemen Front Office

Front Office di hotel skala yang lebih besar memiliki bagian-bagian di departemen seperti; Reception , Cashier, Reservation, PABX, Concierge dan Guest Relation Officer. Posisi diselenggarakan di Front Office adalah Front Office Manager, Asisten Manajer Front Office, Guest Relation Officer, Duty Manager, Reservation Supervisor , Reservation Agent, Telephone Operator, Fron Desk Agen atau Front Desk Resepsionis, Kasir, Bell Capten / Supervisor , Bellman, Doorman dan posisi lain yang telah dibuat berdasarkan pada layanan hotel dapat di tawarkan.

Tanggung jawab utama Front Office Manager adalah untuk memastikan dan memuaskan tamu yang tinggal dan dengan kesan yang baik dari hotel. Dia atau Dia bertanggung jawab untuk administrasi dan operasi dari departemen serta perekrutan, pembinaan, pelatihan dan evaluasi karyawan di departemen. Layanan pelanggan harus datang secara alami dengan FOM. Atribut penting bahwa FDM harus memiliki dan membawa seluruh karyawan front desk untuk pelatihan dan implementasi salam tamu dengan sambutan hangat, senyum manis, kontak mata, dan sikap perhotelan. Selain itu adalah kemampuan untuk menangani keluhan tamu atau masalah, penanganan kesopanan dalam panggilan telepon, pengetahuan layanan yang tersedia di departemen lain untuk penagihan yang tepat dan diskon, koordinasi yang erat dengan departemen lain untuk permintaan tamu mungkin untuk layanan khusus, kemampuan untuk pasar hotel, pengetahuan tentang isu-isu pendapatan terkait, pengumpulan dan rekonsiliasi penerimaan setiap hari, kompilasi laporan, pengetahuan hutang dan piutang, pemilahan dan pengolahan surat / email tamu, pengetahuan tentang persiapan penggajian (biasanya ditangani oleh FDM & AFDM) , harus diatur, akrab dengan pemesanan, operasi sistem komputer dan hal-hal lain yang mungkin terkait dalam kelancaran dan administrasi Departemen Front Office. FOM harus berkepribadian dan berpakaian secara profesional sebagai salah satu wakil utama hotel.

Asisten FOM membantu FOM dalam operasi FO, Cashier, Reservasi & PABX / operator, Bell Service / Concierge, GSA /Guest Service Agent dan posisi lain yang dibuat untuk kelancaran Front Office Departement.

Reception biasanya memiliki karyawan yang disebut Agent Layanan Tamu atau Front Desk Resepsionis. GSA / FDR adalah setara dengan layanan pelanggan di sebuah perusahaan. Tanggung jawab utama mereka adalah untuk memenuhi kebutuhan semua tamu yang menginap di hotel, salam tamu saat masuk ke hotel, apakah pendaftaran tamu check-in serta penanganan tamu check out, penanganan bill tamu yang mencerminkan biaya yang timbul selama tamu tinggal. Mendengarkan, menjawab pertanyaan, menangani dan re-direct permintaan tamu sesuai tanpa penundaan untuk menjamin kepuasan tamu. Fungsi pekerjaan dan suasana dapat bervariasi dalam banyak cara, tergantung pada hotel merek, ukuran dan lokasi.

Kasir mengumpulkan uang dari tamu untuk pembayaran akomodasi dan biaya apapun bahwa mereka telah tinggal di hotel. Biaya seperti parkir mobil, penggunaan komputer, layanan kamar, layanan laundry, faksimili dan layanan lainnya yang ditawarkan di hotel. Kasir harus memastikan bahwa pertanyaan tamu pada biaya dan pelayanan hotel yang dijawab secara akurat dan segera. Menangani dan mencatat semua transaksi keuangan tamu selama mereka tinggal. Sebuah hotel , kasir harus dapat secara akurat menghitung tarif kamar, diskon dan menambah ruang dan tambahan biaya dengan menggunakan penambahan mesin atau peralatan apapun untuk akurasi. Kasir Hotel bertanggung jawab untuk pengolahan uang tunai, kartu debit dan transaksi kartu kredit untuk tamu, dan mungkin juga bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menyerahkan deposito bank sehari-hari. Kasir Hotel harus kompeten dalam menjawab pertanyaan tamu atau keluhan mengenai biaya pada tagihan mereka. Kasir Hotel menjamin keamanan isi kotak penyimpanan aman. Dia harus memiliki keterampilan yang baik dalam pelayanan pelanggan dan hubungan yang baik dengan staf hotel.

Concierge bertanggung jawab untuk pengangkutan bagasi tamu ke kamar yang diberikan. Memperpanjang gerakan perhotelan, membuka pintu untuk tamu setelah check-in dan menyerahkan kunci kamar kepada tamu. Membantu tamu dalam bongkar muat barang tamu atau bagasi dan memastikan akses mudah tamu untuk memborgol aksesori atau kursi roda. Memberikan tamu koran harian, surat / atau surat / email ke kamar dan bahkan menjalankan tugas untuk tamu. Mengatur tamasya, wisata, wisata, makan dan lain-lain. Lakukan reservasi untuk pelindung dan mendapatkan tiket untuk mereka. Menerima dan menyimpan barang-barang tamu jika diperlukan. Dia juga melakukan tugas lain di kantor seperti yang diminta. Memberikan informasi tentang peristiwa, fasilitas rekreasi di hotel atau di luar, mal atau lokasi lain.

Reservasi dan PABX / operator menerima dan catatan tamu / s pemesanan tanggal tertentu kedatangan dan keberangkatan. Dia menanggapi e-mail dan reservasi elektronik. Melacak pemesanan tamu untuk memastikan bahwa permintaan khusus tamu dikomunikasikan dengan baik ke departemen yang bersangkutan. Permintaan seperti jenis kamar, jenis tempat tidur, baik merokok atau non-merokok, tersedia sofa bed atau kursi malas, kulkas, microwave, setrika & papan setrika dll dan ruang yang paling tersedia terutama dengan cacat aksesibilitas. PABX adalah singkatan dari branch exchange otomatis swasta yang merupakan sistem switching telepon dalam suatu perusahaan. Ini adalah sistem switchboard di Front Office di mana semua panggilan terutama dari luar hotel melewati dan kembali terhubung ke ekstensi lain dari hotel. Operator telepon bertanggung jawab dalam menjawab dan pemantauan panggilan yang diterima dan panggilan yang dibuat.

Guest Relation Officer harus memiliki keterampilan interpersonal yang sangat baik agar mampu berinteraksi dengan tamu hotel, pengunjung dan karyawan hotel. Dia harus ramah, didekati dan dengan komunikasi yang baik. GRO memberikan sambutan hangat untuk para tamu dan memastikan bahwa tamu menerima perhatian pribadi pada saat kedatangan. GRO juga harus hadir di lobi hotel untuk mengucapkan selamat tinggal pada tamu pada keberangkatan mereka. Dia / Dia terlibat dalam strategi promosi hotel, penjualan dan pemasaran. Sebagai perwakilan hotel, ia harus memproyeksikan citra rapi, sikap positif dan perilaku yang baik kepada para tamu. GRO harus memiliki pengetahuan tentang operasi Front Office secara keseluruhan yang meliputi reservasi, cashiering, concierge, penerimaan dan terutama bertindak sebagai manajer tugas tanpa adanya Front Office Manager atau dia / asistennya.

Duty Manager bertindak sebagai Manager hotel dengan tidak adanya General Manager atau Asisten Umum /EAM. Dia biasanya dimulai saat – saat setelah atau sebelum GM atau RUPS menggeser selesai. DM / MOD harus mengetahui hotel serta kebijakan dan prosedur departemen lain. Hal ini sangat penting bahwa dia tahu nomor kontak darurat seperti kepolisian, pemadam kebakaran, rumah sakit, nomor kontak General Manager dan kepala departemen lain yang mungkin diperlukan dalam situasi atau keadaan tertentu. Dia harus dapat menghubungi karyawan di-charge dari masing-masing departemen dalam kasus kebutuhan layanan tamu atau kunci tertentu untuk membuka pintu terutama untuk barang-barang tidak tersedia yang perlu dibawa keluar dari penyimpanan utama. DM ? MOD harus bertindak dan membuat keputusan untuk kesejahteraan para tamu, karyawan dan hotel. Dia harus bertanggung jawab dan mampu memimpin karyawan terhadap keberhasilan operasi hotel. DM / MOD biasanya memiliki bentuk atau laporan untuk mengisi tentang acara khusus atau komentar yang terjadi selama bertugas / shift. Salinan laporan ini biasanya diberikan kepada departemen yang bersangkutan bahwa ia telah membuat san yang dibuat secara khusus memerlukan tindak lanjut atau kesadaran.
Departemen Housekeeping
Ada dua jenis Anggaran Housekeeping, Operasional dan Belanja Modal.
1) Anggaran Operasional
Anggaran operasional adalah alokasi jumlah tertentu sebagai pengeluaran untuk kelancaran departemen baik secara harian, mingguan, bulanan dan / atau tahunan. Dalam Jenis Housekeeping Anggaran kasus operasi hotel, pengendalian biaya berdasarkan persentase hunian. Jumlah yang dianggarkan untuk bulan bisa bervariasi karena ada kali hunian dapat bervariasi terutama di daerah atau negara mana peramalan persentase hunian dapat diandalkan.

Dasar Anggaran Operasional Housekeeping adalah sebagai berikut:
a) Linen & Handuk
b) Perlengkapan Tamu dan Fasilitas
c) Perlengkapan Cleaning
d) Perlengkapan Laundry
e) Mesin, Peralatan & Perlengkapan
f) Staffing
Anggaran rumah tangga tergantung pada fungsi hotel dan apa yang ditugaskan di bawah tanggung jawab Departemen Housekeeping.

Ada item yang dianggarkan atau bagian dari departemen yang biasanya dibagi antara departemen lain.
a) Perbaikan dan Pemeliharaan
Jenis anggaran operasional diisi antara Housekeeping dan Teknik atau Departemen Pemeliharaan.
b) Anggaran Seragam
Biaya seragam disusun oleh Pengurus Rumah Tangga / Human Resource berkoordinasi dengan departemen terkait lainnya. Gaya dan warna koordinasi seragam tersebut juga dibahas dengan masing-masing departemen dan meminta persetujuan dari General Manager dan kemudian dibebankan pada masing-masing departemen yang sesuai.
c) Anggaran Dekorasi
Salah satu peran yang paling penting dari rumah tangga adalah untuk memperindah hotel dan dekorasi adalah salah satu fungsi rumah tangga. Dekorasi dapat rangkaian bunga baik bunga segar atau buatan, bingkai foto, patung, ukiran, permadani, chandelier elegan atau banyak orang lain. Dekorasi dapat dibuat dengan Housekeeping tetapi disampaikan untuk digunakan oleh departemen lain. Oleh karena itu, biaya yang timbul setelah diidentifikasi dibebankan kepada department yang sesuai / terkait.
d) Anggaran Alat tulis dan perlengkapan kantor
Anggaran ini biasanya dibagi antara Front Office dan Housekeeping Department. Contoh dari hal ini adalah formulir yang digunakan oleh dua departemen untuk komunikasi tertulis dan dokumentasi penting dari operasi.
e) Miscellaneous
Ini adalah biaya-biaya yang tidak teridentifikasi dan tidak berhubungan dengan anggaran operasional yang disebutkan.
f) Landscaping & Gardening
g) Toko Bunga / Florist

Sebuah contoh yang baik dari ini adalah seperti bentuk yang digunakan antara Front Desk dan Housekeeping untuk komunikasi dan dokumentasi operasi . Oleh karena itu biaya yang dikeluarkan dalam penyusunan dan pencetakan formulir ini dibagi antara dua departemen berdasarkan konsumsi selama proses permintaan yang dibuat oleh masing-masing dari mereka.

Contoh lain adalah ketika bagian ditugaskan untuk rumah tangga adalah fungsi yang digambarkan sebagai bagian dari Housekeeping dan sebagian ke departemen lain. Untuk mengutip contoh untuk yang satu ini adalah ketika unit di Housekeeping, (bisa juga Engeneering) telah ditetapkan untuk rumah tangga. Ketika tukang bekerja melapis perabot pada jok dari kursi untuk FB Restaurant , tenaga kerja dan bahan atau biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut kemudian dibebankan pada FB Departement.
Anggaran Dekorasi merupakan salah satu fungsi dari Housekeeping. Dekorasi dapat dinyatakan dalam bunga apakah itu bunga segar atau buatan. Hal ini dapat bingkai foto, patung, ukiran, permadani dan banyak lainnya
Landscape dan anggaran Berkebun memainkan peran penting dalam memperindah hotel di dalam dan di luar hotel.

Laundry juga merupakan bagian dari anggaran rumah tangga; perhitungan anggaran laundry didasarkan pada konsumsi pelarut dry cleaning, deterjen, pelembut dan pemutih. Anggaran Laundry terdiri dari Pembersih Laundry agent , staf, mesin cuci dan pengering pemeliharaan dan biaya lain-lain untuk mengoperasikan cucian. Dalam kasus sebuah hotel dengan in-house laundry, maka akan membutuhkan tambahan mesin pengering dengan cairan dry cleaning, pemilahan a / menandai mesin, mesin lipat , mesin cuci yang lebih besar, lebih jatuh pengering, daftar dry cleaning dan daftar cucian untuk tamu, dan disediakan dalam kamar, laundry dan dry cleaning juga tas disediakan di kamar, gerobak linen, batang hanger bergerak dan banyak orang lain yang membantu dalam kelancaran laundry.

2 Anggaran Belanja Modal.

CAPEX atau Capital Expenditure adalah alokasi dana jauh lebih besar dan biasanya biaya satu kali untuk setahun atau tahunan tergantung pada proyek yang disetujui dan anggaran tahunan. Anggaran CAPEX diusulkan dapat penggantian 5 cart. Housekeeper setiap tahun selama lima tahun, yang berarti dana untuk biaya total lima gerobak akan dialokasikan sebagai anggaran CAPEX setiap tahun selama lima tahun. Contoh lain dari anggaran CAPEX adalah penggantian tirai kamar per lantai, Executive pengurus rumah tangga kemudian akan melakukan canvassing dari total biaya tirai per lantai dan mengirimkan jumlah ke Departemen Keuangan dengan biaya mark-up wajar , sampai anggaran akan disetujui.
Ada banyak proyek yang dapat dianggap proyek Beban modal.

Pada dasarnya, rumah tangga harus menyerahkan 1) Anggaran Operasional dan 2) Anggaran Belanja Modal

sumber : https://hotelakademi.wordpress.com/2014/09/17/management-room-division/